Cualquier Contador Público con acceso a la e.firma, FIEL o contraseña de un contribuyente puede obtener información sensible del contribuyente que representa. En la actualidad no existen muchas herramientas para controlar la información de un Despacho Contable en México, las que existen podrían ser muy complicadas y su implementación puede tornarse difícil.
En la mayoría de los despachos contables no se cuenta con un departamento de seguridad de la información y gestión de clientes. A continuación, te daré algunos tips que a lo largo de los años han logrado minimizar el riesgo de mal uso de la información, prevención de divulgación y gestión dentro de un Despacho Contable en México:
Protección de Contraseñas
Como te comente al principio, las contraseñas de los contribuyentes para acceder a los servicios del SAT, IMSS, Infonavit, Facturación Electronica o cualquier otro servicio es información sensible. Para eso te recomiendo la herramienta LastPass en su versión de paga, la cual tiene un precio muy accesible y funciona con el explorador de google Chrome.
Básicamente sirve para compartir de manera cifrada las contraseñas de los clientes con los colaboradores de la empresa. Puedes leer mas acerca de esta herramienta en el articulo “Herramienta para gestión de Contraseñas”
Aviso de Confidencialidad
El Contrato de confidencialidad es una herramienta muy importante, sobre todo para los despachos contables. Ya que al contar con este documento firmado por cada uno de los integrantes del negocio (socios, auxiliares, recepcionistas), podrán los empleados estar conscientes de la importancia y el límite que tendrán de divulgar información del cliente.
No Divulgación en Redes Sociales
Dentro del contrato de confidencialidad o políticas de la empresa, puede incluirse una cláusula de NO DIVULGACIÓN que incluya las redes sociales o cualquier otro medio electrónico. Esto para ir de acuerdo a los cambios tecnológicos y prevenir un posible problema por exponer información confidencial de los clientes o el despacho contable en redes sociales.
Trabajar en la Nube
Existen muchos servicios para trabajar en la nube como lo son Dropbox, Google Drive o One Drive. En lo que respecta a un despacho contable es recomendable utilizar el servicio de Dropbox, para resguardar la información en dado caso de algún robo de equipo de cómputo dentro del Despacho Contable.
También es muy útil Google Drive en la parte del uso colaborativo de las hojas de calculo, editores de texto o presentaciones. Ya que ofrece en tiempo real la información esencial de cada cliente, podría llevarse el control de las obligaciones y compartir la hoja solo con los interesados. También se puede incluso permitir que un usuario en específico modifique determinadas celdas y lleva un registro de cada modificación en el documento.
Sistema Contable con Sub usuarios
Si en tu despacho contable aún se utiliza una Hoja de Excel para llevar todos los aspectos contables de tus clientes, estarás de acuerdo que solo el usuario del archivo de excel tiene el control de la información.
Puedes evitar esta circunstancia cambiando un poco el chip de Contador y dar un paso adelante al adoptar sistemas contables en línea. Desde hace 5 años utilizó el Sistema de Contabilidad y Calculo de Impuestos en Línea de CalcImp ; este aplicativo resulta genial para un Despacho Contable que quiera tener el control de sus clientes en todos los aspectos.
Te invito a registrarte completamente gratis y comprobar como con la versión gratuita ya estás obteniendo beneficios reales para tus clientes.
FUENTE: https://contadormx.com/2017/04/11/proteger-la-informacion-los-clientes-despacho-contable/