Hace un par años era inminente llevar a cabo una modernización en las firmas de abogados, hoy, se aceleró, es trascendental un plan de tecnificación interna
En los últimos tiempos, sin importar la actividad de negocios, ha sido primordial el establecimiento de una área de innovación tecnológica. Antes, las grandes empresas eran quienes establecían dentro de su organización un departamento específico de desarrollo, conforme ha avanzado el tiempo, se han sumado a este formato cientos de pequeñas y medianas empresas de profesionales, es un tema que nadie debe pasar por alto, pues lo parará a un alto costo tal omisión en su plan de crecimiento.
Uno de los primeros pasos para lograr subir a nuestras firmas en esta curva fue, la elaboración de un plan estratégico que, más o menos, se ajustará al estándar tecnológico que se tenía de arranque, y hasta dónde se pretende alcanzar en diversas etapas, pues conforme de avance se incrementan costos y se invierte tiempo en la capacitación de todo el equipo, pues se ajustan a los tiempos que puedan establecer para hacer un seguimiento de los progresos sin entorpecer el funcionamiento cotidiano.
Reiterando, además del objetivo de evolución de la firma, se debe ser muy consciente en el presupuesto, se deberá hacer una provisión de gastos y de los ingresos de acuerdo a los plazos planificados para ver recuperada la inversión y comenzar a gozar de los beneficios de una organización más efectiva, y a posteriori, dar los siguientes pasos hasta alcanzar una firma con un alto grado de servicio tecnológico.
Las nuevas tecnologías son un gran aliado si se saben emplear y, en este sentido, toda firma debe pensar en la imperiosa obligación de contar con una plataforma digital para su transformación a un negocio a su versión digital, volverse un despacho 4.0. Entre sus ventajas se encuentra en tener al momento el avance los procesos, la recuperación de cualquier información y almacenarla por mucho más tiempo, y con un mayor orden.
En el momento actual existen diversos sistemas de gestión de información, de organización y de seguimiento de procesos. Al tiempo, este tipo de software sirven para tratar los diferentes aspectos legales que pueden afectar una organización, desde la gestión administrativa-financiera hasta el seguimiento de prospectos de clientes, así que un equipo capacitado y de confianza que esté detrás, buscando alcanzar estos objetivos la evolución tecnológica está garantizada.
La implementación de estos sistemas de gestión tienden en primer orden a alcanzar una mayor productividad, pues las actividades se consiguen optimizar y la eficacia es superior; ahora, es importante que la firma este consciente de que su implementación y resultado no es de inmediato, estamos ante una inversión a largo plazo, que claro, verá de forma pronta mejoras, pero la verdadera ganancia operativa sólo con el paso del tiempo y la continuidad. Por otro lado, cualquier actividad comercial, cuando se hace eficiente, se tiene como resultado un ahorro de tiempo en sus procesos, ya que al ofrecer la mejor solución posible a cada problema en el menor tiempo posible implica menos gastos de tiempo y dinero.
Finalmente, considerando lo delicado del tipo de actividad que representan los litigios o una buena consultoría, algo muy importante con estos software es que se reduce el riesgo, tomando en cuenta que en ambas modalidades hay términos con los que hay que cumplir, e incluso, algunos cambiantes por reformas legales. Al reducir las fallas inherentes a la prestación de servicios jurídicos, de manera proporcional se verán reducidos los riesgos financieros mínimo posible. Lo más importante, es estar con profesionistas especializados en el tema, pues cuando se opte por algún programa informático debe elegirse el más adecuado al tipo y tamaño de firma de abogados, y que sea de calidad probada y ofrezca confianza con un gran respaldo post-venta, el que cumpla con estas especificación, y sobre todo, por la confidencialidad de la información, y también debe cuidar las normas de protección y seguridad en los datos almacenados, para estar siempre protegida.